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Communiquer - Quand vous voulez, où que
vous soyez !
WinPhone Pocket
Nous avons vu comment il est facile de transformer nos PC portables
en centre de communication sans fil. Mais c’est
vrai que tout le monde n’a pas envie de se déplacer avec un
PC, nous sommes de plus en plus nombreux à préférer voyager
plus léger avec seulement un petit PDA dans la poche. Découvrons
alors comment BVRP Software peut aussi optimiser vos
communications sur Pocket PC.
Depuis que les commerciaux de notre entreprise ont WinPhone
Pocket d’installé sur leurs Pocket PC, ils ne peuvent plus s’en
passer. L’un d’eux m’a raconté qu’un jour il attendait une commande
d’un revendeur mais il devait partir pour un Rendez-vous à Dijon.
Cette commande est arrivée juste après son départ de Paris.
Grâce à WinPhone Pocket, la commande avait bien été expédiée
et l’heure de livraison confirmée au revendeur avant qu’il n’arrive
à Dijon.
La procédure est très simple : le revendeur envoie sa commande
par fax sur le mobile de mon collègue. Celui-ci ouvre le document
sur son Pocket PC et comme c’est urgent, il se connecte tout
de suite à l’extranet de notre entreprise avec le navigateur
WAP intégré du logiciel. Il peut alors vérifier le stock en
temps réel et transférer le fax du revendeur au Service de distribution.
Dès que la commande est validée, le commercial envoie un SMS
de confirmation au revendeur.
Mon collègue a donc pu continuer son voyage, aller à son rendez-vous
et rentrer à Paris sans avoir à se dépêcher pour traiter la
commande à son retour. Il a toutefois appelé le revendeur, en
utilisant l’annuaire de WinPhone Pocket, pour vérifier que l’heure
de livraison prévue lui convenait.
Un des avantages de WinPhone Pocket est que vous n’avez pas
besoin de transporter des tonnes de matériel. Vous n'avez besoin
que :
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d’un
PDA sous Windows CE 2.11 ou plus, Pocket
PC, Pocket PC 2002 ou HPC 2002 |
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d'un téléphone portable avec port
infra-rouge, câble, carte
PCMCIA ou carte compact flash
(pour le connecter à votre PDA |
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et
d’un abonnement téléphone mobile avec option data/fax
option |
Tout comme
mobile PhoneTools, WinPhone Pocket est un logiciel très
convivial. La version actuelle propose 4 fonctionnalités
(Fax, SMS, Navigateur WAP et Annuaire), mais une prochaine version
intégrera aussi la gestion GPRS (connexion Internet) et un Dialler
(Numéroteur.
L’interface principale de WinPhone Pocket donne un accès
direct aux fonctionnalités les plus importantes :
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Votre boîte aux lettres
où vous consultez tous vos messages reçus.
Il est facile de différencier les types de messages grâces
aux petites icônes indiquant les fax et les SMS. |
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Votre boîte d’émission
où vous trouvez vos messages prêts à être envoyés. Comme
dans la boîte aux lettres des icônes indiquent le type
de message. |
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Vos annuaires |
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Vos émissions
terminées : vous pouvez soit les garder soit
les supprimer pour économiser de la mémoire. |
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Envoi de
fax ou de SMS : accès direct aux fenêtres pour
préparer vos fax et SMS. |
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Réception
de fax ou de SMS : lance la connexion avec votre
téléphone mobile pour télécharger de nouveaux messages. |
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Information
du mobile : lance la connexion avec votre téléphone
mobile pour vérifier le niveau de la batterie et la qualité
de la réception. |
 Fax
Comment envoyer un fax avec WinPhone Pocket ? Vous accédez directement
à cette fonctionnalité via le raccourci en bas de l’écran,
ou en sélectionnant ‘Fax’ dans le menu ‘Nouveau’.
Vous remplissez d’abord les coordonnées de votre contact.
Cela peut se faire manuellement ou, si le contact
est déjà dans votre annuaire, vous pouvez insérer l’information
et éviter ainsi de la retaper. Pour envoyer le même
fax à plusieurs destinataires à la fois, il suffit
de cliquer sur ‘Ajouter’ après avoir saisi les coordonnées de
chaque personne.
Ensuite, vous sélectionnez votre page de garde (parmi un choix
de 3). Vous pouvez facilement personnaliser la page
de garde pour que vos coordonnées apparaissent sur
chaque fax envoyé. Pour faire cela, cliquez sur le menu
‘Outils’ en bas de l’écran, sélectionnez ‘Options’
et tapez l’information dans l’onglet ‘Emetteur’,
et sauvegardez les modifications.
Pour taper votre message, utilisez le clavier qui apparaît dans
la moitié inférieure de l’écran. Votre message apparaît dans
la fenêtre au dessus. Ou bien, si vous souhaitez prendre le
texte d’un autre message, avec WinPhone Pocket vous pouvez simplement
faire un copier-coller. Une fois votre message
terminé, WinPhone Pocket vous invite à y joindre un
document (de n’importe quel type). Il suffit de parcourir
le Bureau et de sélectionner le bon fichier.
La dernière étape consiste à définir l’heure d’envoi
(tout de suite ou plus tard avec la fonction ‘envoi différé’)
et la qualité (résolution normale ou supérieure).
La fonctionnalité ‘Prévisualisation’ vous permet
de vérifier votre fax pour éviter toute erreur. Une fois satisfait,
vous cliquez sur ‘OK’ pour ajouter le fax à la boîte d’émission
pour qu’il soit envoyé la prochaine fois que vous connectez
votre Pocket PC à votre téléphone mobile.
.
Un plus du logiciel est la possibilité d’annoter vos fax. Sélectionnez
le fax dans votre boîte de réception (c’est à dire un fax que
vous avez reçu) ou votre boîte d’émission (un fax que vous avez
préparé mais pas encore envoyé) en appuyant dessus avec le stylet.
Cela fera apparaître un menu déroulant dans lequel il faut sélectionner
‘Annotation’. Le document sélectionné s’affiche en plein écran
et vous pouvez utiliser le stylet pour écrire dessus et ajouter
des informations ; votre signature, par exemple, si vous devez
valider un document.
Le même menu déroulant permet également de :
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Envoyer le
message sélectionné, si vous ne souhaitez pas
envoyer tous vos faxes en même temps. |
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Faire suivre
le message vers un autre destinataire, etc... |
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Vérifier
les paramètres du fax : le destinataire, le texte,
le document joint... |
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Prévisualiser votre fax |
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Supprimer
un fax |
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Sélectionner tous les messages dans
votre boîte d’émission |
SMS
Les SMS se préparent de la même façon que les fax, mais vous
pouvez en plus :
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Définir votre message
comme ‘haute priorité’ pour qu’il s’affiche
directement sur l’écran du téléphone mobile du destinataire
sans qu’il aie à l’ouvrir. |
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Choisir d’être
informé quand votre contact ouvre le message.
Cette fonctionnalité est pratique si vous utilisez les
SMS pour envoyer des demandes à vos collègues. Cela vous
permet de savoir s’ils ont pris en compte votre demande. |
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Envoyer votre message
en format UCS2 qui est utilisé dans les
pays asiatiques. |
Phonebook
Pour les professionnels avec de nombreux contacts, WinPhone
Pocket est la solution parfaite. Vous avez non seulement la
possibilité de créer autant d’annuaires que vous souhaitez,
mais dans chaque annuaire vous pouvez aussi ajouter un
nombre illimité de contacts.
Pour créer un nouvel annuaire, il suffit de cliquer
sur le menu ‘Nouveau’ en bas de l’écran et de sélectionner
‘Annuaire’. Nommez votre annuaire, ‘BVRP Software’
par exemple, cliquez sur ‘OK’ et c’est fait.
Via le menu déroulant dans l’interface principale de WinPhone
Pocket, vous sélectionner un annuaire pour pouvoir y ajouter
de nouveaux contacts. Ayant sélectionné le bon annuaire, vous
créez un nouveau contact en cliquant sur l’icône ‘Smiley’
en bas de l’écran, ou en sélectionnant ‘Contact’ dans
le menu ‘Nouveau’. Chaque fiche contact comprend 3
onglets :
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Coordonnées
: Saisissez le nom, numéro de téléphone et toute
remarque concernant votre contact. |
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Contact :
Sélectionnez les contacts dans votre base contacts Pocket
PC que vous souhaitez importer, et choisissez dans la
liste déroulante quelles coordonnées seront affichées
dans WinPhone Pocket (Téléphone de bureau, Fax de bureau,
Téléphone mobile...) |
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Transférer
: Cochez les cases correspondantes pour :
- transférer le numéro vers la prochaine position disponible
sur votre mobile ou carte SIM
- définir la position où vous souhaitez insérer le numéro
- garder le numéro sur votre PDA sans le transférer au
mobile. |
 Une fois que vous avez créé votre contact, il
apparaît dans l’Annuaire. Si vous appuyez sur le contact, un
menu s’affichera vous permettant de transférer
le contact sélectionné vers votre mobile, de
l’ajouter dans la base de contacts de votre Pocket PC
ou de le modifier, couper,
copier ou supprimer.
Les téléphones mobile sur le marché ont aujourd’hui une mémoire
limitée, vous empêchant donc de sauvegarder beaucoup de contacts
dans votre mobile. Ceux qui voyagent souvent savent que l’idéal
est de toujours garder tous ses contacts à portée de mains.
Si vous êtes déjà parti en déplacement aux Etats Unis par exemple,
et que vous avez eu besoin d’appeler un contact de toute urgence,
vous connaissez la frustration d’avoir oublié son numéro : vous
devez attendre le plus souvent le lendemain juste pour avoir
le numéro du contact car, avec le décalage d’horaires, votre
assistant(e) n’est plus au bureau (en France) pour vous le communiquer.
Avec WinPhone Pocket, vous n’aurez plus jamais ce type de problème
; si vous avez votre PDA, vous avez tous vos contacts.
En conclusion,
je pense que nous pouvons dire à coup sûr que mobile
PhoneTools et WinPhone Pocket sont
tous les deux indispensables pour le ‘Nomade professionnel’.
Depuis longtemps nous parlions du rêve du ‘bureau mobile’.
Maintenant, grâce à ces solutions, il est devenu une réalité.
Dans ce dossier je n’ai pas pu vous présenter toutes les fonctionnalités
de mobile PhoneTools et WinPhone Pocket. Je vous invite ainsi
à consulter le site web de BVRP Software pour avoir plus d’informations.
Vous pouvez également y acheter ces deux logiciels, aussi bien
que les autres solutions de BVRP Software.
Ne perdez plus de temps : équipez-vous de 
mobile PhoneTools et WinPhone Pocket, et communiquez comme un pro
!
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