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Communiquer - Quand vous voulez, où que
vous soyez !
Il y a de cela quelques années, la possibilité de travailler
ailleurs que depuis notre bureau n’était qu’un rêve. L’arrivée
progressive des PC portables, des téléphones mobiles et des
PDA (ordinateurs de poche) a énormément facilité nos déplacements
professionnels ; dès lors nous pouvions au moins avancer avec
notre travail pendant les pénibles heures d’attente passées
à l’aéroport ou dans le train. Cependant, nos communications
lors de nos déplacements étaient encore limitées : impossible
de faxer le contrat dont on avait besoin de toute urgence ;
pas d’espoir de relever nos e-mails, nous perdions ainsi des
heures à notre retour au bureau à rattraper le retard pris.
Rappelez-vous de toutes ces frustrations ?
Heureusement, des logiciels de communication sont arrivés pour
nous sauver ! Maintenant, grâce à des solutions telles que mobile
PhoneTools et WinPhone Pocket,
le cauchemar d’être coupé du monde professionnel dès que nous
quittions le bureau n’est plus qu’un souvenir.
Dans cet article, je vous expliquerai en tant qu’utilisateur
nomade comment mobile PhoneTools
et WinPhone Pocket
répondent à tous vos besoins en communication mobile, et vous
ferai découvrir comment ces 2 logiciels s’utilisent de manière
très simple.
D’abord, pourquoi avez-vous besoin de  mobile PhoneTools et WinPhone Pocket, un seul logiciel devrait
suffire ? C’est vrai que les fonctionnalités dans ces 2 solutions
se ressemblent (fax, SMS, etc.), mais tout simplement mobile
PhoneTools est conçu pour votre PC portable
et WinPhone Pocket pour votre PDA sous Pocket PC.
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 mobile PhoneTools |
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| Développé pour |
PC |
Pocket PC |
Fax |
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SMS |
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E-mail |
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Assistant GPRS |
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Dialler / Numéroteur |
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Gestion des contacts |
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Gestion des sonneries |
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Gestion de l'information mobile |
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Navigateur WAP |
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Vous allez me dire qu’on peut déjà envoyer et recevoir des fax
et des SMS, créer des connexions GPRS et cela avec un simple
téléphone mobile. Vous doutez alors que ces solutions peuvent
vous offrir quelque chose de plus ? Laissez-moi tout d’abord
vous présenter mobile PhoneTools avant de tirer des conclusions
hâtives.
 mobile
PhoneTools
La semaine dernière, je me suis rendue compte de ma dépendance
à ce logiciel. J’assistais à une conférence à Londres. Comme
d’habitude, et comme tous les autres participants, j’avais avec
moi mon téléphone mobile et mon PC portable. J’attendais que
la conférence commence quand un collègue m’a appelé de Paris:
il était sur le point de finaliser un partenariat avec un client
et voulais que je vérifie le contrat et lui renvoie les modifications
(de toute urgence, bien sûr). Mon collègue avait commencé une
réunion, il m’était donc impossible de le rappeler. Après quelques
instants, j’ai reçu l’e-mail sur mon mobile. Très bien, sauf
que le contrat attaché faisait 4 pages : impossible de le lire
sur le petit écran de mon mobile et encore moins de le modifier.
Comme vous pouvez l’imaginer, j’étais bien contente d’avoir
mobile PhoneTools sur mon PC : j’ai relevé mes e-mails sur mon
PC (j’ai la chance d’avoir un téléphone mobile compatible Bluetooth
donc j’ai pu le faire sans le sortir de ma poche), j’ai lu le
contrat facilement sur l’écran de mon PC, j’ai apporté quelques
modifications, et j’ai renvoyé le document à mon collègue.
J’ai réalisé tout cela relativement vite, en toute simplicité,
et sans être prise d’une crampe aux doigts du fait de l’utilisation
du ridicule clavier de mon mobile .
Et vous, de quoi avez-vous besoin pour travailler comme cela
? A part le logiciel mobile PhoneTools, il vous faut :
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Un
PC portable fonctionnant sous Windows
(98, 98SE, Millennium, NT4.0 avec service pack 5, 2000
ou XP) |
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Un
téléphone mobile (compatible GPRS, équipé
d’un modem fax/data et qui supporte les commandes AT))
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et
un moyen de connecter les deux : un câble série ou
USB, un port infra-rouge ou un adaptateur Bluetooth |
Pour profiter de toutes les fonctionnalités, il est également
nécessaire de prendre un abonnement de téléphone mobile avec
options data/fax et GPRS.
Personnellement, je ne suis pas une experte en informatique.
J’étais donc un peu inquiète quand j’ai installé mobile PhoneTools.
Je craignais que le logiciel soit trop complexe à utiliser.
A mon grand soulagement, cela n’a pas été le cas. L’interface
principale du logiciel ressemble à un téléphone mobile
; c’est joli et, ayant une présentation qui nous est familière,
c’est très convivial. Vous pouvez accédez à chaque fonctionnalité
en cliquant sur le menu déroulant au milieu
de l’écran, ou un simple clic sur le bouton
à droite de l’interface fait apparaître un tableau de bord avec
des raccourcis.
Fax
Quand vous cliquez sur le bouton Fax, l’Assistant Fax
apparaît dans une fenêtre. Vous êtes invités à suivre les
étapes suivantes :
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Saisissez
le nom de votre correspondant, le nom de l’entreprise
et son numéro de fax. Ces informations peuvent être tapées
manuellement, ou insérées depuis l’Annuaire.
Cliquez sur l’icône ‘Annuaire’, et sélectionnez les informations
à insérer en double cliquant sur le contact de
votre choix. |
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Sélectionnez ensuite votre page de garde dans la liste
déroulante ou créez votre propre page de garde
en la personnalisant avec vos coordonnées et le logo de
votre choix. |
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La
prochaine étape consiste à saisir votre message. |
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Une
fois terminé, l’Assistant Fax vous invite à attacher
un fichier parcourez le Bureau et un double clic
sur le fichier suffit. |
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Définissez l’heure d’envoi (immédiatement
ou plus tard avec la fonction ‘envoi différé’) |
Cliquez sur ‘Terminer’ et vous pouvez même vérifier votre fax
avant de l’envoyer grâce à la fonction ‘Prévisualisation’,
cela vous permet d’éviter toute erreur. Et voilà, envoyer un
fax est aussi simple .
Il est également très utile lors de vos déplacements de pouvoir
recevoir un fax, le modifier et renvoyer le document.
Une tâche très vite faite avec la fonctionnalité ‘Annotation
de fax’ de mobile PhoneTools.
Plus besoin d’imprimer votre document et de le renvoyer avec
une machine fax traditionnelle, tout est fait depuis votre PC
: c’est plus pratique et vous économisez du temps et du papier.
SMS
 La procédure pour envoyer un SMS est encore plus
simple. Comme pour un fax, vous pouvez insérer les nom et numéro
de votre correspondant directement depuis l’Annuaire,
et ensuite vous tapez votre message. Ou bien, il est possible
de copier et coller du texte provenant d’un
e-mail ou d’un fichier. Pas besoin de vous occuper de la taille
de votre message, avec mobile PhoneTools vous pouvez envoyer
des SMS longs (plus de 160 caractères). Et,
comme je l’ai déjà dit, tout cela est beaucoup plus facile avec
un clavier de PC qu’avec celui d’un mobile.
Vous avez encore le choix d’envoyer votre SMS tout de
suite ou plus tard. Mais ce que j’aime encore plus,
c’est la possibilité de définir sur quel numéro je souhaite
être contactée. Si, par exemple, mon message demande
à mon correspondant d’envoyer une information à un de mes collègues,
je peux saisir le numéro de téléphone de ce collègue et mon
correspondant pourra lui répondre automatiquement avec le bouton
‘Répondre’ de son mobile.
Si vous avez un message urgent à envoyer, faites que votre correspondant
le voit dès qu’il allume son mobile. Définissez votre
SMS comme ‘haute priorité’ (en cochant la case correspondante)
et votre message s’affichera directement sur l’écran du mobile
de votre contact, sans qu’il aie à l’ouvrir. Vous apprécierez
cette fonction si jamais vous souhaitez informer votre supérieur
du contrat important que vous venez de signer avec un nouveau
client.
E-mail
De nos jours nous avons du mal à survivre sans e-mail, et nous
connaissons tous l’horreur de trouver une boîte de réception
pleine à craquer à notre retour au bureau après quelques jours
d’absence. Grâce à mobile PhoneTools, nous n’avons plus à vivre
ce ‘cauchemar’ ; où que vous soyez vous pouvez relever
vos e-mails en quelques instants. C’est la meilleure
solution pour optimiser votre temps : vous profitez au maximum
du temps dont vous disposez entre deux réunions ou en attendant
votre avion, et ne perdez plus une journée entière à vous mettre
à jour une fois de retour au bureau.
Pour relever vos e-mails, il suffit de connecter votre
téléphone mobile à votre PC portable, sélectionner
‘réception : réception e-mail’ dans le menu déroulant
et tous vos nouveaux messages apparaissent dans votre
boîte de réception prêts à être lus et traités quand
vous le souhaitez.
Lors de vos envois d’e-mails (utilisant la même interface
conviviale que pour les SMS), vous pouvez
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Joindre plusieurs documents |
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Définir
la priorité |
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Insérer
la signature de votre choix insérer la
signature de votre choix |
|
Et
définir l’heure d’envoi |
Avec mobile
PhoneTools, il est possible de créer un nombre illimité
de signatures et d’insérer la signature de
votre choix, manuscrite ou automatique.
Mes collègues profitent souvent du fait que j’ai accès à l’e-mail
pendant mes déplacements. Au lieu d’attendre mon retour au bureau
pour me montrer une présentation produit ou une proposition
qu’ils ont préparé pour un client, ils m’envoient leurs documents
quand ils sont prêts et je leur les renvoie avec mes remarques.
Comme je l’ai déjà dit, cela me permet d’optimiser mon temps,
et rend mes collaborateurs plus efficaces car ils n’ont pas
à attendre longtemps pour une réponse de ma part et peuvent
alors réagir plus vite aux demandes de nos clients.
GPRS Manager
Si vous avez déjà essayé de vous connecter au réseau GPRS, vous
saurez que la procédure est très complexe et demande beaucoup
de temps. La première fois que j’ai utilisé la fonctionnalité
GPRS de mobile PhoneTools, j’ai eu du mal à croire que c’était
aussi facile : j’ai configuré et lancé ma connexion
en moins de 2 minutes, et désormais c’est encore plus
rapide car mobile PhoneTools enregistre les paramètres
de votre configuration (vous pouvez même enregistrer
plusieurs paramètres s’il vous arrive d’utiliser des téléphones
mobiles ou des opérateurs différents.
Comment faîtes-vous pour créer votre connexion GPRS ? Grâce
à l’Assistant GPRS, la procédure ne peut être
plus simple :
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Sélectionnez ‘configuration : connexions GPRS’ dans le
menu déroulant et cliquez sur ‘Ajoutez une nouvelle
connexion GPRS’ |
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Sélectionnez votre opérateur mobile
dans la liste pré-définie (tous les principaux opérateurs
y figurent) |
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Nommez votre connexion : ‘Orange FR’
par exemple |
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Définissez votre nom d’utilisateur,
votre mot de passe et votre APN
(fournit par votre opérateur mobile),
ou cliquez simplement sur ‘OK’ car ces champs sont déjà
remplis par défaut |
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Choisissez entre une adresse IP dynamique
(attribuée automatiquement quand vous lancez votre connexion
à Internet) et une adresse IP fixe (dans
ce cas il faut la définir). Cela est aussi défini par
défaut donc vous n’avez qu’à cliquez sur ‘OK’ |
| |
Saisissez l’adresse DNS à utiliser.
Cela peut encore être fait automatiquement ou
manuellement. Ou bien cliquez sur ‘OK’ si le
paramètre par défaut vous convient |
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Et finalement, définissez la qualité souhaitée
de configuration de service (entre 1 pour haute
qualité et 3 pour basse qualité |
Et c’est tout.
En 7 étapes simples vous êtes prêt à surfer
sur le web où que vous soyez et sans avoir besoin d’une connexion
physique ! Il ne reste plus qu’à lancer votre navigateur
Internet quand vous le souhaitez.
Si vous avez visité le stand d’un de vos clients à un salon
et avez voulu leur montrer le site web de votre entreprise,
vous conviendrez qu’il serait pratique de pouvoir vous connecter
à Internet sans fil. Sur le stand il n’y a guère de connexion
disponible et vous n’avez pas le temps de reconfigurer votre
PC portable pour une connexion Internet. Avec une connexion
lancée en un clic, mobile PhoneTools est un rêve devenu
réalité !
Dialler / Numéroteur
Le dialler s’utilise depuis l’interface principale de mobile
PhoneTools et vous permet de passer des appels téléphoniques
via votre mobile. Si vous avez un mobile compatible
Bluetooth avec une casque et un micro, plus besoin de sortir
le téléphone de votre poche, vous pouvez appeler vos contacts
sans le toucher ! Il suffit simplement de tapez le numéro
de votre correspondant (le numéro saisi est affiché
dans l’interface de mobile PhoneTools) et de cliquer
sur ‘Appeler’ comme vous le feriez sur votre mobile.
Sinon, vous appelez votre contact directement depuis
l’Annuaire :
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Cliquez sur l’icône de l’Annuaire dans
l’interface principale |
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Sélectionnez la base contacts que vous
souhaitez utiliser (Outlook, Outlook Express, Lotus Notes
ou mobile PhoneTools) |
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Tapez le nom de votre contact ou utilisez
la souris pour chercher dans la liste |
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Cliquez sur ‘OK’ et mobile PhoneTools appelle le numéro |
Le dialler
garde en mémoire les 10 derniers numéros appelés
et vous permet de les rappeler avec un simple double
clic.
Phonebook
Ne paniquez pas ! Vous n’avez pas à passer des heures à ressaisir
tous vos contacts dans un nouvel annuaire. mobile PhoneTools
est non seulement compatible avec Outlook, Outlook Express
et Lotus Notes (même pas besoin d’importer votre base
de contacts existante, mobile PhoneTools la lit et vous permet
de la modifier de façon dynamique), mais vous pouvez aussi synchroniser
votre annuaire avec les contacts de votre téléphone mobile.
Finies les données périmées (et la frustration de trouver 2
numéros pour la même personne sans savoir lequel est le bon),
plus de temps perdu à saisir plusieurs fois les mêmes données,
et un moyen très rapide d’ajouter des données sur votre mobile
(je ferais tout pour éviter d’utiliser le petit clavier de mon
téléphone). La fonctionnalité de synchronisation est également
accessible directement depuis le tableau de bord à droite de
l’écran principal.
mobile PhoneTools
vous permet d’organiser vos contacts de manière très pratique
: vous pouvez créer autant d’annuaires que vous le souhaitez,
séparant ainsi vos contacts personnels et professionnels par
exemple, et dans ces annuaires vous avez la possibilité de créer
un nombre illimité de contacts. Etant expatriée, je
préfère séparer mes contacts personnels en « famille », « amis
anglais », « amis français »….
L’annuaire de mobile PhoneTools permet d’enregistrer
des informations très complètes : coordonnées
professionnels, coordonnées personnelles, commentaires… Vous
pouvez même insérer une photo ; une bonne idée si, comme moi,
vous avez du mal à mettre un nom sur un visage, ou si vous aimez
simplement regardez l’élu(e) de votre cœur quand vous lui téléphonez.
Mobile Phone Ring Tone Management
 Nous avons regardé ensemble les fonctionnalités
studieuses de mobile PhoneTools, maintenant passons aux choses
plus amusantes. Personnellement, j’ai bien aimé créer de nouvelles
sonneries pour mon mobile. Avec la fonction ‘Gestion des mélodies’
vous pouvez :
|
Insérer des notes avec le clavier du
piano affiché à l’écran ou en utilisant le clavier de
votre PC (mobile PhoneTools indique quelle touche correspond
à quelle note) |
|
Sélectionner la longueur des notes (ou
les modifier plus tard) |
|
Monter et descendre les notes dans la
partition |
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Modifier
le tempo... |
Une fois que
vous avez composé votre mélodie, mobile PhoneTools vous permet
de l’écouter soit via la carte son
de votre PC soit via votre téléphone mobile.
Et, quand vous êtes satisfait de la sonnerie, vous pouvez l’enregistrer
dans un large choix de formats : NOK (Nokia
composer), .MR1 (Motorola v1), .SIE (Siemens composer), .MID
(midi), .RTX, .TXT (texte), .EMY (E-melody composer), I-melody,
RTX.
Si, par contre, vous n’avez pas envie de suivre les pas de Mozart,
cette fonctionnalité vous permet également de télécharger
vos mélodies préférées du web et de les transférer
sur votre mobile. Il n’y a pas de moyen plus facile
pour vraiment personnaliser votre mobile (vous saurez désormais
que c’est bien votre mobile qui sonne et non pas celui d’une
des 10 personnes qui vous entourent et qui utilisent toutes
la même sonnerie).
 Mobile Phone Information Management
La gestion des informations du téléphone mobile est le dernier
plus de mobile PhoneTools. Cette fonctionnalité ouvre une fenêtre
qui présente tous les détails relatifs à votre mobile :
|
le
modèle du téléphone mobile |
|
son
numéro d’identification international (IMEI) |
|
ses
capacités disponibles et maximales
pour l'annuaire |
|
ses
capacités disponibles et maximales
pour les SMS |
Ce sont des informations
qu’il est très pratique d’avoir sous la main.
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